Meetings Suck
di Cameron Herold

Perché a nessuno piacciono i meeting di lavoro? Quand’è stata l’ultima volta che hai lasciato una riunione di lavoro sentendoti ispirato e pensando “è stata una riunione fantastica”? La verità è che la maggior parte delle volte le persone pensano, non a torto, che i meeting di lavoro siano una gran perdita di tempo, un fastidio da sopportare, un momento di noia in cui si deve stare seduti ascoltando distrattamente questioni di scarso interesse pratico.

Questa è una realtà che vivono in molti, ma le riunioni di lavoro, se impostate correttamente, possono diventare momenti molto produttivi: danno unità, coesione e direzionalità al gruppo, generano energia e ispirano le persone a portare l’intera organizzazione al livello successivo. Se tutti odiano fare riunioni il problema non sono le riunioni in sé, ma piuttosto il nostro modo di impostarle e gestirle.
Se le persone pensano che le riunioni siano una perdita di tempo, la soluzione non è eliminare le riunioni. Infatti l’alternativa ai meeting di lavoro sono le email, le quali rappresentano una perdita di tempo e di produttività persino maggiore delle riunioni, tanto che molte organizzazioni stanno ultimamente rivalutando i loro processi per diminuire le email il più possibile a favore della più efficace e precisa comunicazione faccia a faccia, oppure creando limitazioni e protocolli di utilizzo.
Tra riunioni periodiche per aggiornare il gruppo, riunioni di coaching, riunioni per fare problem solving su specifici problemi, riunioni strategiche, riunioni uno a uno, all’interno di un’organizzazione ogni persona passa circa il 20% del tempo in riunione. Se la maggior parte delle persone sono dell’opinione che queste riunioni siano una perdita di tempo, è il momento di rivalutare come queste riunioni sono condotte e perché. Fare riunioni è importante, anzi indispensabile, ma perché siano un momento produttivo devono essere gestite correttamente.
Per avere un’idea dell’importanza di gestire bene le riunioni aiuta fare un calcolo del loro costo: se in una riunione ci sono 10 dipendenti che guadagnano una media di 25 euro all’ora, la riunione costerà 250 euro all’ora. Certe riunioni costano oltre i mille euro all’ora.

Cosa fare dunque per assicurarsi che i meeting di lavoro diventino un momento di produttività?